Создание комплексной информационной системы в ООО "ГПМ КИТ" на базе ПП "1С:Управление холдингом 8"

Предпосылки проекта:

- Множество информационных систем, полный автоматический обмен между которыми отсутствует

- Использование систем, обновление и развитие которых прекращено фирмой 1С

- Используются различные продукты и отсутствует единая методика ведения учета

Стадии проекта:

• Формализация бизнес-целей

• Обследование, моделирование, описание бизнес-процессов

• GAP-анализ

• Методологическая проработка и подготовка документации

• Анализ и формализация рисков

• Доработка под бизнес-потребности

• Поддержка и обслуживание в период опытной эксплуатации и после

• Ввод в эксплуатацию

Выбору программного продукта "1С:Управление холдингом" способствовали следующие преимущества:

- Договорная работа взаимосвязана с финансовыми показателями (бюджет, взаиморасчеты) в разрезе бюджетных аналитик.

- Не требуются ресурсы для настройки и сопровождения

интеграций с документооборотом, так как все в единой базе

данных.

- Гибкий инструмент настройки маршрутов согласовании (комплексные маршруты с возможностью делать в согласовании «шаг назад»).

- Возможность использовать сервер взаимодействия, корпоративный чат и альтернатива переписке в Outlook

- Уведомление о задачах пользователя при закрытой 1С на рабочем столе и уведомление на почту.

- Сравнение файлов и их версионирование при изменение.

- Глобальный полнотекстовый поиск по содержанию файлов.

- Возможность контролировать исполнение обязательств по договорам от первичных документов и автоматический запуск на согласование заявок на оплату от условий договора.

Внедрены следующие процессы согласования:

- Согласование договора

- Согласование заявок на оплату

- Согласование реестров платежей

- Заявки на пропуски для гостей

- Заявки на курьерскую доставку/почтовые отправления

- Заявки на такси/служебный автомобиль/грузовой транспорт

- Заявки на изготовление визиток

- Заявки на выдачу канцтоваров (ТМЦ)

- Входящая/исходящая корреспонденция

- Поручение сотрудникам

- Согласование заявки на командировку

Реализованные доработки:

- Уведомление о задачах в Telegram.

- Задачи можно согласовать через Telegram.

- Автоматический запуск на согласование заявок на оплату от условий счет-договора.

- Редактирование документов только в режиме исправления.

- Гибкая настройка доступа к реквизитам от состояния документа.

- Проект имеет отраслевую кастомизацию по учету контента (библиотека лицензионных прав на контент).

- 1С: Управление холдингом объединен в единую интегрированную среду с "1С:Зарплата и управление персоналом" через web-сервисы.

- Автоматическая настройка минимального доступа в зависимости от кадровой структуры.

- Автоматическое создание пользователей в СЭД в зависимости от настроек Active Directory

Положительный эффект для руководителей:

- Оперативный доступ к достоверной информации о текущих финансовых показателях

- Эффективное управление ресурсами организации

- Достоверная управленческая отчетность

- Снижение кадровой зависимости от персонала за счёт стандартизации процессов и их автоматизации в системе

Положительный эффект для сотрудников:

- Унификация бизнес процессов и автоматизация контрольных процедур

- Повышение эффективности работы сотрудников и экономия времени

- Эффективное взаимодействие со смежными подразделениями через систему

- Единое рабочее пространство обработки и хранение информации с возможностью делегировать свои задачи

В результате было создана экосистема, которая:

- включает всю специфику бизнеса ГК ГПМ КИТ

- помогает выполнять миссию компании

- отвечает по функциональности всем современным требованиям и стандартам