С 1 января 2023 года в силу вступают положения приказа Минфина России от 15.04.2021 года № 61н.

Согласно приказу бюджетные и муниципальные учреждения обязаны перейти на электронный вариант оформления первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и иных документов бухгалтерского учета.

Приложением №1 установлен перечень унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, обязательных к применению автономными учреждениями с 1 января 2023 года.

Требования к оформлению электронных первичных документов

Согласно методическим указаниям электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью, либо простой электронной подписью (ЭП). Квалифицированные ЭП, помимо руководителя, потребуются для главного бухгалтера, кассира и председателей комиссий.

Документ принимается к учету, если заполнены все реквизиты и имеется квалифицированная электронная подпись руководителя учреждения или уполномоченного им лица.

Поля для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии ответственный за формирование электронного документа не заполняет.

Организация перехода на ЭДО

Организация бухгалтерского учета согласно приказу № 61н требует проведения организационных и технических подготовительных мероприятий.

1. Внести корректировки в график документооборота с учетом использования электронных документов (определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете).
2. Обеспечить наличие в программном продукте, используемом автономным учреждением для ведения бухгалтерского учета, реализованных форм электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, которые обязательны к применению с 1 января 2023 года.
3. Обеспечить техническую возможность обмена электронными документами.
4. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов и обеспечить их ЭП в соответствии с полномочиями на подписание и утверждение документов, определенных Приказом № 61н.
5. Провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС «Электронный бюджет» и программного продукта, используемого в автономном учреждении для ведения бухгалтерского учета.

В бухгалтерских программах (например, в 1С:БГУ) есть возможность перейти на ЭДО. Для этого в конфигурации прописываются роли пользователям, ответственным за оформление и подписание электронных документов, которые путем доступа в программу под своим логином и паролем могут осуществить заполнение документа и подписание его простой ЭП, а при необходимости и наличии ключа и сертификата – квалифицированной ЭП.

Если вам нужна помощь в технической реализации учета согласно новым стандартам, наши специалисты помогут выбрать и настроить оптимальную конфигурацию для вашей организации. Обращайтесь к нам по указанным контактам или через форму обратной связи на сайте.